Секретарь руководителя

осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Учреждения;

- принимать поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, регистрировать ее, передавать в соответствии с принятым решением в отделы, отделения или конкретным исполнителям для исполнения или использования в служебной деятельности;

- вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- принимать, регистрировать документы и личные заявления на подпись директора Учреждения;

- подготавливать проекты приказов по основной деятельности Учреждения, регистрировать и осуществлять хранение;

- оформлять пропуска для работников Учреждения, вести их учет;

- подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора;

-осуществлять документооборот посредством электронных систем;

- по поручению директора, начальника организационно-юридического отдела составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

- выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

- осуществлять контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора Учреждения, взятых на контроль;

- обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

- организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

- осуществлять организацию работы и ведение архивного делопроизводства;

- принимать и регистрировать поступившие на хранение от подразделений документы, законченные делопроизводством;

- участвовать в разработке номенклатуры дел, проверять правильность их формирования и оформления при передаче в архив Учреждения;

- участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов;

- обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации;

- выполнять другие поручения директора Учреждения и непосредственного руководителя начальника организационно-юридического отдела;

Требования:

Секретарь руководителя должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие материалы и документы по ведению делопроизводства в Учреждении, требования к документообороту;

-современные стандартные требования к документированию;

-основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

-порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

-основы кадрового делопроизводства;

-основы архивного делопроизводства;

-основы организации труда;

-правила эксплуатации оргтехники;

Секретарь руководителя должен уметь:

- работать с системой электронного документооборота;

- составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела

-обеспечивать организацию работы по архивному делопроизводству в учреждении.